Daar zit je dan, in de kantoortuin. Links van je een collega die je niet kent, rechts iemand van een andere afdeling. Je eigen collega’s werken thuis of zijn op een andere locatie vandaag. Geen punt toch? Je kunt Yammeren, mailen en videoconferencen?
Nu we online communiceren, lijkt dagelijks persoonlijk contact tussen collega’s minder belangrijk te worden. On line communicatie lijkt efficiënter en duurzamer en wordt gestimuleerd via concepten als Het Nieuwe Werken. Toch is de vraag of organisaties het kind niet met het badwater weggooien. Een bedrijf als Yahoo schafte zelfs het thuiswerken af. Waarom? Waarschijnlijk omdat men het volgende weet: de communicatie tussen medewerkers neemt drastisch af naarmate de fysieke afstand tussen hen groter wordt. Deze neerwaartse spiraal treedt al op vanaf zo’n 30 tot 50 meter. Deze ‘50 feet rule’ werd ontdekt door MIT professor Thomas Allen en is ook bekend als de Allen Curve (T.J. Allen, Managing the Flow of Technology http://mitpress.mit.edu/books/managing-flow-technology ).
Innovatie
Allen deed zijn onderzoek onder ingenieurs en de resultaten ervan zijn vooral benut door bedrijven die veel aan innovatie, aan research en development, doen. De reden daarvoor is dat innovatie wel vaart bij intensieve interactie tussen mensen en disciplines. Niet voor niets kiezen grote technische bedrijven zoals Philips en BMW, voor een inrichting van gebouw en organisatie die hun technici fysiek dicht bij elkaar brengt. Maar blijft de 50 feet rule beperkt tot techneuten en innovatieve werkzaamheden? En kan het internet de contactfunctie van de fysieke omgeving overnemen?
Mechanisme
Er is geen reden om aan te nemen dat de 50 feet rule niet zou gelden in elke werkomgeving. De Allen Curve beschrijft een mechanisme van menselijk gedrag en is geen louter situationele bevinding. Dit betekent niet dat de 50 feet rule voor alle werkzaamheden in gelijke mate relevant is. Hoe hoger de complexiteit van een taak, hoe sterker de onderlinge afhankelijkheid tussen mensen en disciplines, hoe groter het belang van fysieke nabijheid. Natuurlijk, een fabrieksarbeider heeft persoonlijk contact in zijn werk nodig. Toch is zijn werkuitvoering, onder invloed van standaardiseringen zijn werkproces, minder afhankelijk van de frequentie en kwaliteit van communicatie dan die van een groep ingenieurs die werkt aan een innovatief product.
Internet
De ontdekking van de 50 feet rule is lang voor het internettijdperk gedaan (eind zeventiger jaren). Toch is recenter gebleken dat het mechanisme ook nu opgeld doet. Allen en zijn co-auteur Gunter Henn doen daar in 2006 de volgende uitspraak over (volgens Wikipedia, geciteerd uit: The Organization and Architecture of Innovation http://www.amazon.com/Organization-Architecture-Innovation-Managing-Technology/dp/0750682361)
“We do not keep separate sets of people, some of which we communicate in one medium and some by another. The more often we see someone face-to-face, the more likely it is that we will telephone the person or communicate in some other medium.” [p. 58]
Nieuwe werken
Hoe vaker medewerkers elkaar persoonlijk ontmoeten, hoe groter de kans dat zij ook via andere kanalen en media met elkaar communiceren. Dit proces wordt direct beïnvloed door de inrichting van organisaties want de fysieke nabijheid van collega’s stimuleert communicatie. Dit heeft gevolgen voor de keuzes van organisaties in veranderingsprocessen. Wil de organisatie dat groepen mensen intensief communiceren en samenwerken? Is de kwaliteit van samenwerking van belang voor de opbrengsten van een project of team? Dan is nabijheid een succesfactor!
Stoppen met flexwerken?
Natuurlijk niet. Kantoortuinen en flexplekken betekenen niet per definitie dat er wordt gezondigd tegen de 50 feet rule. Toch lijkt het van groot belang stil te staan bij de effecten van fysieke afstand op de communicatie tussen medewerkers. De vraag is of dit goed genoeg gebeurt in het huidige economische tijdgewricht. Flexwerken wordt steeds vaker als een besparing op dure vierkante meters gezien. Het risico is dat organisaties het grote plaatje niet meer zien waardoor het belang van persoonlijke communicatie het gaat afleggen tegen economische motieven. Is dit het geval dan gooien organisaties inderdaad het kind met het badwater weg.
Filtercommunicatie wordt geleid door Nancy van der Vin (1964), een ervaren, breed inzetbare organisatieadviseur én communicatiemanager. Gespecialiseerd in communicatie bij veranderingsprocessen en reorganisaties. Een snelle denker die gemakkelijk schakelt: tussen strategie, beleid en uitvoering; tussen organisatie en communicatie. Taalgevoelige analytica die goed op koers blijft in een complexe omgeving met tegengestelde belangen. Denker én doener. Uitgebreide ervaring bij: rijks- en gemeentelijke overheden zoals politie, Belastingdienst, Douane, brancheverenigingen en gemeenten, (geestelijke) gezondheidszorg, en zakelijk dienstverlening. Enthousiast, betrokken, sociaal en overtuigend. Near native in de Engelse taal, in woord en geschrift.
